Checklist pour organiser un séminaire entreprise à Paris

Organiser un séminaire n’est pas toujours une tâche facile surtout dans les grandes villes comme Paris. Pour y arriver, il faut non seulement élaborer une bonne check-list, mais également faire appel à un prestataire.

Organiser un seminaire entreprise n’est pas toujours une tâche facile surtout dans les grandes villes comme Paris. Pour y arriver, il faut non seulement élaborer une bonne check-list, mais également faire appel à un prestataire.

Organisation d’un séminaire d’entreprise à Paris : tout ce qu’il y a à savoir

Un séminaire est un événement fédérateur organisé afin de renforcer ou même de créer un lien entre les collaborateurs. Le but est donc de réunir toute l’équipe dans un endroit hors du lieu de travail et de sortir du cadre habituel de l’entreprise. Cela permet de s’aérer l’esprit et de stimuler la créativité, la motivation et la productivité de tous les employés. Pour faire de cet événement un succès, plusieurs critères doivent d’abord être pris en compte.

Définir le concept du séminaire

L’organisation de votre évènement repose sur ces différents concepts dont :

• Le séminaire d’intégration, pour présenter les nouveaux employés ;
• Le séminaire de motivation et de cohésion : pour stimuler et renforcer l’esprit d’équipe ;
• Le séminaire de travail : pour un partage de techniques et de connaissances ;
• Le séminaire de direction : dédié aux dirigeants de la société ;
• Le séminaire de management : pour perfectionner et former les managers d’équipe ;
• Le séminaire de formation : une occasion propice à l’échange, à la rencontre et au contact.

Fixer la date

La date du séminaire doit être définie à l’avance pour éviter les imprévus, pour connaître le nombre réel de convives et pour pouvoir réserver les salles et les lieux en avance. Pour ce faire, vous devez avant tout demander l’avis de tous les collaborateurs, surtout les responsables et fixer une date où tout le monde pourra être présent. Une fois la date fixée, vous n’avez plus qu’à prévenir tous les participants pour qu’ils puissent bien la noter dans leur agenda.

Définir le budget

Normalement, l’entreprise doit avoir un budget spécifique alloué à l’organisation d’un séminaire. C’est un critère très utile, car définir le budget à l’avance vous aidera lors du choix et de la réservation du lieu, du paiement des prestataires, etc.

Choisir le lieu du séminaire

Pour un séminaire à Paris, privilégiez les établissements avec jardin, terrasse, piste de danse, espace détente et loisir, etc. À Paris, vous trouverez divers lieux atypiques comme les péniches, les galeries d’art, les salles de conférences, les hôtels particuliers ou les ateliers d’artiste. Cela permet à vos collaborateurs de bien s‘amuser et de sortir du cadre de travail habituel. 

Où organiser un séminaire à Paris ? Votre évènement corporate peut avoir lieu en plein cœur de Paris, tout près des Champs-Élysées, de l’Arc de Triomphe ou de la Tour Eiffel. L’endroit doit juste être idéalement situé et facilement accessible afin que tout le monde puisse y venir sans difficulté. 

Sélectionnez le lieu selon le devis et les critères recherchés (décoration, capacité d’accueil, équipements, animation, lumière du jour, etc.), puis vérifier sa disponibilité par rapport aux dates choisies. N’hésitez pas à demander conseil à vos collègues et de les faire valider votre choix.

Établir un planning

Le planning est très important, car il permet de connaître tout le déroulement du séminaire. Il doit être élaboré à l’avance et doit être communiqué à tous les collaborateurs. 

Ce programme doit contenir les heures de conférence et les noms de tous les intervenants, les horaires pour les loisirs ainsi que les différents types d’animation, les heures de début, de fin et de pause au cours de la journée.

Il comprend aussi la date et le lieu de l’évènement, mais également les tenues à mettre si certaines activités en requièrent. N’oubliez pas d’élaborer l’ordre de prise de parole et de faire valider votre programme par vos responsables.

Choisir les bons prestataires

Pour réussir votre évènement, le mieux est de faire appel à des intermédiaires qui vous mettront en relation avec les agences. Parmi eux se trouve la marque Tibby, qui est un organisateur d’évènements d’équipe sur-mesure. Après avoir choisi la date, trouvé le lieu, établi le budget et le planning, vous n’aurez plus à vous inquiéter, car c’est elle qui se charge de tout le reste. 

Cette plateforme sélectionne les prestataires et déniche rapidement la structure événementielle conforme à vos attentes. En plus de vous faire bénéficier d’un service simple et rapide, l’entreprise vous met en contact avec une agence capable de s’occuper de l’intendant, du bon déroulement et de la logistique de votre séminaire.

Finaliser les détails

Après avoir réussi à trouver les prestataires, il ne vous reste plus qu’à finaliser tous les détails. La veille de l’évènement, vérifiez que tout est bien en place et que tous vos collègues ont en possession le même programme. Tenez vos responsables au courant via des e-mails ou des appels, et assurez-vous que tous les intervenants seront bel et bien présents.